Az elménk imádja, amikor egy terv összeáll: teendőink eltervezésének puszta ténye felszabadít minket a befejezetlen feladatok terhétől. Mindenki ismeri azt a bénító érzést, amikor a felhalmozódott napi teendőink elárasztják gondolatainkat, nem is beszélve e-mail fiókunk szortírozatlan leveleinek halmáról. E tekintetben David Allen Intézz el mindent (Getting Things Done) című könyve forradalmi újítást kínál az információs kor csüggedt emberének. A nemzetközi bestsellerré vált könyv a személyes hatékonysági rendszer (GTD) bevezetésével megmutatja, hogy hogyan szervezzük meg elintéznivalóinkat.

Allen könyve saját tapasztalatain alapszik: a szerző éveken át dolgozott rendkívül elfoglalt emberek napi programszervezőjeként. A könyv megjelenését követően több, mint tíz évre volt szükség ahhoz, hogy a tudomány utolérje az úttörő szakembert, s kutatási eredmények segítségével magyarázattal szolgál arra, hogy miért is olyan népszerű és hatékony ez a produktivitási rendszer.

A GTD kiindulási pontja, hogy minden olyan dolgot, melyre emlékeznünk kell, szükséges leírnunk. Ez a látszólag egyszerű aktus sokkal komolyabb elgondolásra épül, mint egy szimpla irattartó szekrény vagy a teendők listájának használata. Allen ezt a rendszert „hatékony iktatásnak” hívja, mely három részből áll: létre kell hoznunk egy archívumot, amelybe azok a dolgok kerülnek, melyekre egyszer még szükség lehet, ám egészen addig akár meg is feledkezhetünk róluk. A második mappába az aktuális feladatok listája kerül, amelyet úgy célszerű megszerkeszteni, hogy minden elvégzendő feladat cselekvésként kerüljön felsorolásra. Végül pedig hozzunk létre egy határidős dossziét, amely havi illetve éves szintű emlékeztetőket tartalmaz.

Az aktuális teendők listájának hatékonysága abban rejlik, hogy minden feladat úgy van megfogalmazva, hogy mit kell tennünk annak érdekében, hogy haladjunk a teendővel. Ez az egyszerű elgondolás segít legyőzni a tunyaságot, mely a felsorolt teendők elvégzésétől visszatart bennünket. Válasszunk egy makacs tételt a listáról, s próbáljuk addig-addig átfogalmazni, amíg végül cselekvéssé nem válik: ahelyett, hogy azt írnánk „Új kerítést intézni a kertbe”, írjunk inkább valami olyasmit, hogy „Felhívni Pétert és megkérdezni, ki javította meg a kerítését.”

A feladatok egyedi cselekvésekre való lebontása azt eredményezi, hogy fizikailag elvégezhetőekké és beláthatóakká válnak. Ezenkívül, ha már egyszer beiktattunk valamit a listába, akkor akár napi szinten el is feledkezhetünk róluk. Allen célja pedig éppen az, hogy olyan rendszert hozzunk létre, mely helyettünk tartja észben és ellenőrzi a teendőket, így elménk felszabadul.

A Florida Állami Egyetem munkatársai azt állítják, hogy mindez a mögöttes pszichológia miatt hatékony. Roy Baumeister és E. J. Masicampo kiindulási pontjaként az úgynevezett Zeigarnik-effektus szolgált. Ez egy olyan pszichológiai tendencia, amely szerint hajlamosak vagyunk az elvégzett teendőinket azonnal elfelejteni, ám a befejezetlen dolgaink gondolatainkban ragadnak. A kutatók ezek alapján arra jöttek rá, hogy a meg nem valósult céljaink meggátolnak minket abban, hogy a következő feladatot teljesítsük. Az állítást a következő kísérlettel igazolták: a résztvevőket arra kérték, hogy teljesítsenek egy problémamegoldó feladatot. Ám ezt megelőzte egy egyszerű bemelegítő feladatsor, amit azonban a kutatók nem engedtek befejezni a résztvevőknek. Ennek hatására a kísérleti alanyok rosszabbul teljesítettek a konkrét feladat megoldása során. A szakértők szerint ezt azért történhetett, mert a befejezetlen feladat az aktív memóriában ragad. Baumeister és Masicampo ezt követően engedélyezte, hogy a résztvevők tervet készítsenek arról, hogy hogyan fejeznék be a félbemaradt feladatot. Az eredmény azt mutatta, hogy a pusztán a feladat elgondolása segített megszabadulni a befejezetlen feladat zavaró hatásától.

A fent említett kutatás alátámasztja Allen GTD rendszerének pszichológiai hatékonyságát. Figyelmünk befogadóképessége limitált, ezért törekedjünk arra, hogy ne akarjunk mindenre emlékezni. Ahelyett, hogy idegőrlő módon tologatnánk magunk előtt az elvégzendő feladatokat, már az is megkönnyebbülést hozhat, ha csupán elgondoljuk hogyan vinnénk véghez azokat.

Forrás: www.bbc.com